Toda persona puede hacer llegar sus quejas o reclamos a esta oficina, bien sea personalmente o vía telefónica. Posteriormente, se designa un abogado o un estudiante de derecho (según sea el caso), el cual llenará una Planilla de Audiencia, donde plasmará los hechos y las motivaciones en las que se fundamenta la solicitud. En la misma planilla, se dejan asentados los trámites y la orientación que se le prestó al ciudadano (llamadas telefónicas, basamento legal, etc.)

Esta planilla, cumple una función de control interno ya que, sirve de hoja cronológica para llevar el control y seguimiento del caso.